Privacyverklaring: Privacyverklaring voor de talentendatabase.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe je persoonsgegevens worden verwerkt wanneer je solliciteert op een functie via het wervingsplatform van de Ricoh Group. Je wordt geïnformeerd over wie verantwoordelijk is voor de verwerking van je persoonsgegevens, voor welke doeleinden je gegevens worden verwerkt en welke rechten je heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming zijn wij verplicht je van deze informatie op de hoogte te stellen. Lees deze verklaring (soms ook wel 'privacyverklaring' genoemd) en eventuele andere soortgelijke verklaringen die wij je van tijd tot tijd verstrekken wanneer wij persoonsgegevens over je verzamelen of verwerken, zorgvuldig door.

Toestemming

De bescherming van je persoonsgegevens is belangrijk voor ons. Daarom geven wij uitdrukkelijk aan dat je, door de Gebruiksvoorwaarden en het Privacybeleid te accepteren en het ingevulde online sollicitatieformulier in te dienen, toestemming geeft voor de verwerking van de door je verstrekte gegevens ten behoeve van de afhandeling van je sollicitaties en om ons recruitmentteam in staat te stellen contact met je op te nemen.

Als je solliciteert naar een vacature bij een dochteronderneming van de Ricoh Groep of een van onze partners, gaat je ermee akkoord dat je sollicitatie ook kan worden doorgestuurd naar of beschikbaar gesteld aan de betreffende dochteronderneming van Ricoh of de partner binnen de tool voor beoordeling en verdere verwerking.

Als je ons afzonderlijk toestemming hebt gegeven om te worden opgenomen in de kandidatenpool en om je sollicitatie te gebruiken binnen de Ricoh Groep, gaat je er ook mee akkoord dat je sollicitatie kan worden gedeeld met gelieerde bedrijven binnen de groep.

Je gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wettelijke vereisten en zoals beschreven in de privacyverklaring.

Door "Ik ga akkoord" te selecteren, bevestigt je dat je de Privacyverklaring hebt gelezen, begrepen en ermee akkoord gaat (klik hier om de volledige verklaring te lezen).

Verklaring inzake gegevensbescherming

1. Wie de gegevens verzamelt

Ricoh Europe Plc, gevestigd aan Triton Street 20, Londen, NW1 3BF ('Ricoh'), treedt op als 'verwerkingsverantwoordelijke'. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor de beslissing hoe wij persoonsgegevens over je bewaren en gebruiken.

2. Op wie deze verklaring van toepassing is

Deze verklaring is van toepassing op sollicitanten en/of werknemers van Ricoh, waar ook ter wereld, inclusief gebruikers van de Ricoh-website. Ook is deze verklaring van toepassing op iedereen die contact opneemt met Ricoh of op andere wijze informatie aan Ricoh verstrekt.

3. Beginselen inzake gegevensbescherming

Wij leven de wetgeving inzake gegevensbescherming na. Deze schrijft voor dat de persoonsgegevens die wij over je bewaren:

• Op rechtmatige, eerlijke en transparante wijze worden gebruikt.
• Uitsluitend worden verzameld voor geldige doeleinden die wij duidelijk aan je hebben uitgelegd, en niet worden gebruikt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.
• Relevant zijn voor de doeleinden die wij aan je hebben meegedeeld en beperkt blijven tot die doeleinden.
• Juist en actueel zijn.
• Slechts zo lang worden bewaard als nodig is voor de doeleinden die wij aan je hebben meegedeeld.
• Veilig worden bewaard.

4. Over de informatie die wij verzamelen en bewaren

Persoonsgegevens, of persoonlijke informatie, zijn alle gegevens over een individu aan de hand waarvan die persoon kan worden geïdentificeerd. Hieronder vallen geen gegevens waarvan de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens).

Ricoh verwerkt je persoonsgegevens als sollicitant met het oog op het initiëren en aangaan van een arbeidsrelatie, een leerwerktraject of een stage. De rechtsgrond hiervoor is art. 6, lid 1, sub a (toestemming) en art. 6, lid 1, sub b (precontractuele maatregelen) van de AVG.

Indien je in het kader van je sollicitatie deelneemt aan ondersteunende maatregelen of arbeidsmarktprojecten van het Federale Arbeidsbureau (Bundesagentur), de gezamenlijke arbeidsbureaus (ARGE) of de deelnemende gemeenten, of indien je gebruikmaakt van diensten van deze instanties (arbeidsmarktprojecten), zijn wij bevoegd om persoonsgegevens door te geven aan deze instanties en aan derden, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsmarktprojecten of wettelijk verplicht is. De rechtsgrond hiervoor is art. 6, lid 1, sub b (precontractuele maatregel) en art. 6, lid 1, sub c (wettelijke verplichting).

5. Welke informatie verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende categorieën informatie verzamelen, met inachtneming van lokale wettelijke of reglementaire vereisten of beperkingen:

• Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, socialezekerheidsnummer (of vergelijkbaar identificatienummer voor sociale zekerheid), socialemedia-identificatiegegevens, salarisadministratiegegevens
• Je nationaliteit en immigratiestatus, evenals informatie uit gerelateerde documenten, zoals uw paspoort of andere identificatie- en immigratiegegevens
• Informatie over je eerdere opleiding en/of werkverleden, waaronder details over gedrag, klachten of prestatiekwesties, beoordelingen, tijdregistratie en aanwezigheid, en informatie van referenties
• Informatie over je academische en professionele kwalificaties
• Wij voeren achtergrondcontroles uit, waaronder controles op strafrechtelijke antecedenten en kredietwaardigheid.
• Wij verzamelen van tijd tot tijd andere gegevens om je betere diensten te kunnen verlenen; zo ondervragen wij bijvoorbeeld kandidaten om onze wervingsdiensten te verbeteren
• In het kader van het initiëren en aangaan van een arbeidsrelatie verwerken wij met name de gegevens die wij rechtstreeks van je als sollicitant hebben ontvangen. Daarnaast verwerken wij gegevens die wij op rechtmatige wijze hebben verkregen uit openbaar toegankelijke bronnen (bijv. handelsregisters, de pers, het internet).

6. Hoe wij de informatie verzamelen

Wij verzamelen deze informatie over sollicitanten, werknemers, arbeidskrachten en opdrachtnemers doorgaans via het sollicitatie- en wervingsproces: rechtstreeks van kandidaten of soms via referenten (van wie de gegevens zijn verstrekt), onderwijsinstellingen, relevante beroepsorganisaties en overheidsinstanties.

Dit omvat ook informatie die wordt verzameld wanneer je:

• Informatie over je interactie met onze website verstrekt (via het gebruik van cookies, web beacons en soortgelijke technologieën die unieke identificatiegegevens aanmaken en bijhouden)
• Je persoonsgegevens indient via de sollicitatiefunctie op de website van Ricoh
• Je persoonsgegevens (inclusief LinkedIn-URL) indient via de functie voor het zoeken naar vacatures
• Toestemming geeft voor een achtergrondcontrole (voor zover wettelijk toegestaan)
• Contact opneemt met Ricoh via e-mail
• Enquêtes invult die door Ricoh naar je zijn verzonden
• Aanvullende gegevens aan Ricoh verstrekt ten behoeve van het onboardingproces
• Je informatie beschikbaar stelt via openbare bronnen zoals LinkedIn

7. Waarom we de informatie verzamelen en hoe we deze gebruiken

Wij gebruiken je persoonsgegevens alleen wanneer de wet dit toestaat.

Doorgaans gebruiken wij je persoonsgegevens in de volgende situaties:

• Om stappen te ondernemen met het oog op het aangaan van een overeenkomst;
• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting; en
• Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, maar alleen als je belangen, rechten of vrijheden niet zwaarder wegen dan deze belangen.
• Wij streven ernaar ervoor te zorgen dat het verzamelen en verwerken van informatie altijd evenredig is. Wij zullen je op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen in de informatie die wij verzamelen of in de doeleinden waarvoor wij deze verzamelen en verwerken.

De belangrijkste doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens kunnen verwerken, zijn:

• Het verwerken van wervingsactiviteiten die kunnen leiden tot een dienstverband
• Controleren of je wettelijk gerechtigd bent om in het land te werken
• Het betalen van werknemers en opdrachtnemers
• Contact onderhouden met pensioenuitvoerders
• Het beheren van een overeenkomst die wij met je of met een door u geleid bedrijf aangaan
• Het treffen van regelingen voor de beëindiging van onze werkrelatie
• Het afhandelen van juridische geschillen
• Het voldoen aan verplichtingen op het gebied van gezondheid en veiligheid
• Het voorkomen van fraude en het faciliteren van belastingontduiking
• Het waarborgen van netwerk- en informatiebeveiliging
• Het uitvoeren van enquêtes onder kandidaten

8. Hoe wij de informatie delen

Wij delen je sollicitatiedocumenten of bepaalde hierboven genoemde categorieën persoonsgegevens met andere partijen als dit nodig is voor de sollicitatieprocedure. Als je solliciteert op een functie bij een van onze gelieerde ondernemingen, moeten wij je gegevens delen met de betreffende gelieerde onderneming om kandidaten succesvol in nieuwe functies te kunnen plaatsen. Het kan ook zijn dat wij bepaalde persoonsgegevens moeten delen met toezichthouders of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Ook op uw verzoek zullen wij gegevens delen.

Binnen ons bedrijf wordt toegang tot je gegevens verleend aan de afdelingen die deze nodig hebben om de bovengenoemde doeleinden en wettelijke verplichtingen te kunnen vervullen (bijv. gespecialiseerde afdelingen, Human Resources). In dit kader en voor dit doel kunnen ook door ons ingeschakelde dienstverleners en hulppersonen (onderaannemers) je gegevens ontvangen.

Gegevens worden echter alleen buiten de Ricoh Group overgedragen als dit wettelijk vereist is of als je daarvoor toestemming heeft gegeven. Alle ontvangers van je gegevens zijn eveneens verplicht om de regelgeving inzake gegevensbescherming na te leven. Onder de beschreven omstandigheden kunnen de volgende entiteiten ontvangers van je persoonsgegevens zijn:

• Overheidsinstanties en -instellingen, indien er sprake is van een wettelijke of reglementaire verplichting;
• (Sub)dienstverleners aan wie wij persoonsgegevens doorgeven ten behoeve van de uitvoering van de sollicitatieprocedure (bijv. IT-onderhoud, gegevensvernietiging) of die diensten verlenen voor de afhandeling van de sollicitatieprocedure (bijv. wervingsplatforms en aanbieders van videoconferencing-oplossingen).

Doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU of de EER (zogenaamde derde landen) vindt alleen plaats voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, wettelijk vereist is of indien je daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wij maken gebruik van externe dienstverleners, zoals Phenom People Inc. en TalentLink, voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast schakelen wij externe dienstverleners in voor salarisadministratie, pensioenbeheer, het verstrekken van secundaire arbeidsvoorwaarden en IT-diensten. Wij eisen van deze derde partijen dat zij de beveiliging van je gegevens waarborgen en deze in overeenstemming met de wet behandelen; hiertoe sluiten wij alle wettelijk vereiste overeenkomsten met deze aanbieders (bijv. overeenkomsten op grond van artikel 28 van de AVG).

Het kan voorkomen dat wij je gegevens doorgeven naar locaties buiten het Verenigd Koninkrijk en de EU; in dat geval kunt je echter rekenen op een vergelijkbaar beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens. Waar van toepassing zorgen wij ervoor dat er contractuele clausules zijn overeengekomen tussen de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker en/of de ontvanger van de persoonsgegevens in het derde land of de internationale organisatie, die zijn goedgekeurd door een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

9. Gevoelige persoonsgegevens en gegevens over strafrechtelijke veroordelingen

Voor "bijzondere categorieën" van bijzonder gevoelige persoonsgegevens geldt een hoger beschermingsniveau. Er is een aanvullende rechtvaardiging vereist voor het verzamelen, opslaan en gebruiken van dit soort persoonsgegevens. Wij kunnen bijzondere categorieën persoonsgegevens in de volgende gevallen verwerken:

• In beperkte gevallen, met uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.
• Wanneer dit noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij mogen alleen informatie over strafrechtelijke veroordelingen gebruiken als de wet dit toestaat. Wij zullen informatie over strafrechtelijke veroordelingen bewaren indien dit passend is gezien de aard van de functie en wij daartoe wettelijk bevoegd zijn. Indien van toepassing verzamelen wij informatie over strafrechtelijke veroordelingen als onderdeel van de wervingsprocedure, of kan dergelijke informatie rechtstreeks door je aan ons worden verstrekt tijdens de wervingsprocedure.

10. Waar gegevens worden opgeslagen en verwerkt

Gegevens worden opgeslagen en verwerkt op onze kantoren, in onze datacenters en bij externe instanties, dienstverleners, vertegenwoordigers en tussenpersonen, zoals hierboven beschreven. Onze IT-omgeving en werkstations voldoen aan strenge beveiligingseisen en zijn ISO 27001-gecertificeerd. Het verwerken van persoonsgegevens op de privécomputers van onze werknemers is verboden. Wanneer je gegevens worden gedeeld met gelieerde ondernemingen, externe leveranciers of dienstverleners, zijn zij aan dezelfde strenge eisen gebonden.

Voor sollicitanten uit de EU vindt opslag en verwerking van gegevens plaats in datacenters in het VK en de EU.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Er is sprake van geautomatiseerde besluitvorming wanneer een elektronisch systeem persoonsgegevens gebruikt om een ​​beslissing te nemen zonder menselijke tussenkomst. In het kader van onze bedrijfsactiviteiten baseren wij beslissingen die voor je rechtsgevolgen hebben of anderszins aanzienlijke gevolgen voor je hebben, niet uitsluitend op geautomatiseerde besluitvorming. In sommige gevallen kunnen wij uw gegevens classificeren en ordenen ten behoeve van doorzoekbaarheid en indeling, om gegevens te koppelen aan kenmerken van functieomschrijvingen en zo menselijke besluitvorming te ondersteunen. Hierbij kunnen gegevens door een groot taalmodel (Large Language Model) worden gelezen en worden vergeleken met functieomschrijvingen, ter ondersteuning van een selectieproces dat onder menselijk toezicht staat. Voor dergelijke processen worden uitsluitend tools gebruikt waarvan is vastgesteld dat ze voldoen aan de toepasselijke wetgeving, en er is altijd een mens betrokken bij het toezicht op deze processen en bij het nemen van de uiteindelijke beslissingen.

12. Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren de persoonsgegevens die we tijdens het wervingsproces over je verkrijgen niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren, hangt af van de vraag of we je succesvol in een functie hebben geplaatst en van de aard van de betreffende gegevens.

Op grond van verschillende wetten zijn wij verplicht om uiteenlopende gegevens gedurende verschillende termijnen te bewaren.

Wij verwerken en bewaren je persoonsgegevens zolang als nodig is om aan de bovengenoemde doeleinden te voldoen. Wij bewaren sollicitatiegegevens tot maximaal 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure. De bepalende factor voor deze termijn is, in geval van afwijzing, de laatste door Ricoh verzonden correspondentie en, in geval van indiensttreding, de ondertekening van de arbeidsovereenkomst.

Als je toestemming heeft gegeven om te worden opgenomen in de kandidatenpool, bewaren wij je gegevens tot maximaal 12 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure.

De gegevens worden binnen de bovengenoemde termijnen verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn om aan contractuele of wettelijke verplichtingen te voldoen.

13. Je rechten met betrekking tot correctie, inzage en verwijdering van je gegevens

Op grond van de AVG heeft elke betrokkene recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, intrekking van toestemming en gegevensoverdraagbaarheid. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór die intrekking op basis van toestemming heeft plaatsgevonden.

Daarnaast bestaat het recht om een ​​klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG).

Neem contact met ons op via reu.recruitment@ricoh-europe.com als je gegevens die wij over je bewaren wilt corrigeren of inzien, of als je vragen heeft over deze kennisgeving. Je heeft onder bepaalde omstandigheden ook het recht om te verzoeken om verwijdering van (een deel van) de gegevens die wij bewaren en verwerken (het 'recht om vergeten te worden'). Wij verstrekken je graag meer informatie over het recht om vergeten te worden als je daarom vraagt.

Het kan zijn dat wij specifieke informatie van je nodig hebben om je identiteit te bevestigen en je recht op inzage in de gegevens te waarborgen. Dit is een beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonlijke informatie niet wordt verstrekt aan personen die daar geen recht op hebben.

14. Beveiliging van je persoonsgegevens

Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan of op ongeoorloofde wijze worden gebruikt of ingezien. Wij beperken de toegang tot je persoonsgegevens tot personen die deze gegevens om gegronde zakelijke redenen moeten kennen. Degenen die je gegevens verwerken, doen dit uitsluitend op geautoriseerde wijze en zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Daarnaast beschikken wij over procedures voor de afhandeling van vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging. Wij zullen je en de relevante toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

15. Klachten indienen

Wij hopen eventuele vragen of zorgen over ons gebruik van uw gegevens te kunnen oplossen; neem hiervoor contact met ons op via reu.recruitment@ricoh-europe.com. Mochten wij uw zorgen niet kunnen wegnemen, dan kunt je contact opnemen met de Information Commissioner (ICO) via https://ico.org.uk/concerns/ voor meer informatie over je rechten en de procedure voor het indienen van een formele klacht.

16. Gebruiksvoorwaarden

Naast eventuele andere gebruiksvoorwaarden die op onze website of het sollicitatieportaal staan ​​vermeld, zijn de volgende gebruiksvoorwaarden van toepassing.

De gebruiker stemt ermee in het sollicitatieportaal in overeenstemming met de wet te gebruiken. De gebruiker garandeert dat hij bij het gebruik van het portaal geen inhoud verspreidt die strafrechtelijk vervolgbaar is en geen inbreuk maakt op andere rechten van derden.

De gebruiker is verantwoordelijk voor alle inhoud die hij op het sollicitatieportaal plaatst, zoals teksten, foto's, afbeeldingen, bestanden, links, enz. De gebruiker stemt er uitdrukkelijk mee in geen inbreuk te maken op handelsmerken, auteursrechten, persoonlijkheidsrechten of andere rechten van derden.

Indien Ricoh kennisneemt van een onrechtmatige handeling door de gebruiker, of door een derde op de hoogte wordt gesteld van een vermoedelijke onrechtmatige handeling, mag Ricoh binnen de grenzen van de wettelijke bepalingen de persoonsgegevens van de gebruiker bekendmaken aan wetshandhavingsinstanties en toezichthouders.

Mochten delen of afzonderlijke bepalingen van deze gebruiksvoorwaarden ongeldig zijn, dan blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.